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如何構建電子發票經費報銷模式論文
摘要:本文主要圍繞以電子發票為基礎的經費報銷模式展開探究，首先分析了經費報銷和電子發票的概念及內涵，隨后對傳統經費報銷模式中存在的不足加以總結與歸納；其次對電子發票運用在經費報銷模式中的優勢加以整理；最后從員工客戶端、經費報銷處理端、信息生成端、款項支付端方面，具體闡述電子發票經費報銷模式的構建，希望通過此次研究，能夠有助于經費報銷體系的完善，提升其信息化程度。
關鍵詞:電子發票；經費報銷模式；構建
發票是在經濟活動開展過程中，由賣方向買方簽發的文本，其中需明確標注產品名稱、價格、質量等信息。傳統的經費報銷模式下，不僅工作效率偏低，而且信息準確率低、難以控制。電子發票就是借助于互聯網渠道，經由稅務機關相關系統而開具的發票，相比較于傳統發票而言，既不需要稅控設備，而且免除了稅務部門的登記注冊環節，顯著提升了發票辦理的便捷性和準確性。
一、傳統經費報銷模式的不足
傳統的經費報銷工作中，首先由業務部門對經費憑證等材料加以搜集與整理，然后由財務人員審核，并在各級領導批準后，再由財務部門結算。在該過程中，通常是以紙質媒介作為原始憑證，而且需要由人工負責流轉。
(一)信息不準確
在經費報銷過程中，原始憑證需要在財務人員的人工處理后，才能夠轉化為賬目信息，由于原始票據中信息量較大，財務人員數量較少，工作量和工作壓力相對較大，在處理會計信息過程中，經常會出現漏記、錯記等問題。不僅如此，會計信息難以回溯，無法保障其信息真實性。
(二)難以控制
由于傳統的經費報銷模式下，主要以紙質票據記錄信息，因此存在較大程度的失控風險。(1)票據核實所需消耗的時間較長且難度較大，對于偽造票據難以及時發現并處理；(2)在經費報銷的流轉過程中，可能會出現部分人員“搭車”的情況，侵占公家財產；(3)由于紙質票據保存難度大，可能會存在業務部門與財務部門篡改票據信息的情況。
(三)處理效率低
由于傳統經費報銷需要人工進行操作，包括經費信息的流轉及審核等，原始憑證不僅數量較多而且涉及各種類型，相比之外,財務人員的數量較少，還需要嚴格的遵循復雜的會計流程進行工作，因此工作效率相對偏低，經費報銷周期有時會長達30天甚至更久，對于經費報銷者和業務部門都造成了一定的不良影響。
二、電子發票報銷模式的優勢
(一)提高會計信息準確性
電子發票借助于信息技術對原始憑證進行存儲，而且能夠完成原始憑證向記賬信息的轉化，全程保障會計信息的準確性和真實性。其中全面且詳細的記錄產品或服務的交易信息，包含發票編號、交易雙方、產品名稱、產品價格、交易時間等，在電子信息技術的處理下，轉化過程通常僅需幾秒鐘。而會計人員無需進行人工計算和人工流轉，僅需對會計信息的科目加以監測即可，充分發揮了電子票據信息準確的優勢。
(二)提升發票報銷便捷性
近年來，企業、事業單位都在積極開展信息化，但是在傳統的經費報銷模式下，稅務部門的會計信息難以實現共享，較大程度的限制了財務管理的信息化發展。而電子發票的運用，則直接打破了經費報銷信息處理的空間限制和時間限制，能夠借助于經費報銷系統實現隨時、隨地的會計信息共享，會計人員僅需在會計系統中安裝適用的數據接口，就能夠將原始憑證快速的轉化為經費報銷信息，顯著提升了經費報銷模式的信息化程度。
(三)壓縮經費報銷成本
相比較于傳統模式下人工操作的經費報銷業務，電子發票的運用，大幅壓縮了人力和時間兩方面的成本。首先，在當前的信息技術上，能夠非常簡便的電子發票的真偽加以鑒別，不僅減少了偽造發票的出現，而且大幅減少了會計人員審核發票過程中消耗的時間；另外，電子發票的傳遞過程較為簡便，能夠借助于辦公網絡、網絡節點等裝置，使經費報銷信息流傳在全互聯網中，而無需繁瑣的人工操作進行流轉，顯著提升了經費報銷信息的流傳速度；除此之外，電子發票具有便于存儲的優勢，減少了傳統模式下復雜的流程，壓縮了經費報銷信息的成本和空間。
三、基于電子發票的經費報銷模式的構建
(一)員工客戶端
經費報銷業務的開端，是員工客戶端的設計，通過該環節能夠搜集會計信息。在員工客戶端設計過程中，要加強對其可控性的重視，避免受到空間、時間等因素的限制，要隨時隨地的將電子發票、支付方式等相關信息準確的輸人到客戶端中。具體來看，員工客戶端可分為個人和企業兩種，其中個人客戶端面向員工日常開支的經費報銷信息，主要包含差旅費、公務接待等，該端口可與支付寶、網上銀行等移動支付平臺相結合，首先由員工個人注冊登錄賬號，在員工產生可報銷的經費后，客戶端即時記錄相關信息。而企業終端主要適用于大型交易業務，在電子發票與合同管理及資產管理等業務間建立密切關聯，在大宗業務發生后，客戶端會依據交易信息即時生成電子發票，交由經費報銷處理端。
(二)信息生成端
在基于電子發票的經費報銷模式下，會計信息能夠通過電子化的方式進行存儲，進而實現自動化信息保存。不僅能夠大幅減少人力成本，而且能夠防止原始憑證在記賬過程中發生的信息失真問題。具體來看，會計信息生成環節就是將經費報銷處理端中產生的信息加以搜集與整理，并在規范的會計規則下將其程序化處理，將經費報銷信息準確且真實的轉化為會計信息。在此過程中，會計人員無需再承擔信息處理及轉化的工作，僅需依據會計規則對憑證加以復核即可，在減輕了會計人員業務量的同時，也對其綜合素質提出個更高的要求在信息生成過程中，核心問題在于報銷信息與會計科目的匹配，這就需要會計人員對經費報銷信息加以解讀，并依據會計規范，確定其會計科目。
(三)經費報銷處理端
經費報銷處理端的主要任務在于，將經費報銷工作轉移至互聯網中，并使用電子發票作為信息載體，完成經費報銷的在線操作，突破了時間和空間因素的限制，并顯著提升其效率。經費報銷處理端的構建，需要以單位辦公自動化系統為基礎，該系統需要具備電子簽字功能，明確用戶權限，賦予每名員工特定的編號，能夠對用戶身份加以識別并驗證。另外，該系統還需要具備良好的數據信息存儲與管理功能，以便對大量的經費報銷信息加以存儲與處理，并以報表的形式表現。從本質上來看，經費報銷處理端就是借助于電子發票為媒介，將經費報銷業務信息化，對經費報銷業務加以規范化處理和管理。
(四)款項支付端
款項支付端是經費報銷流程的收官環節，同樣也是反映經濟活動落實效果的重要環節。在當前支付手段日益多元化的背景下，為款項支付提供了更多便捷。借助于互聯網支付平臺，能夠大幅加快款項支付效率。在由經費報銷處理端搜集相關數據后，在由相關管理人員加以審核的前提下，可將數據信息整理到數據庫中，其中包括發票信息、支付信息等，隨后依照財務制度，定期由數據庫中提取支付信息，經由在線支付渠道，完成經費報銷款項的快速支付。在款項支付端構建過程中，需要加強對以下兩點的控制：一是確保支付數據與銀行卡數據的匹配，保障會計信息的準確率。二是要嚴格遵守資金管理制度，確保款項支付端的構建在內控制度允許下，并在辦公網絡運行規范下，由財務部門及相關領導的進行審批。
參考文獻：
[1]馬明明,電子發票在電子商務企業的應用現狀及未來發展建議[J].武漢冶金管理干部學院學報，2017.27(04).
[2]毛成銀，葉劍.“互聯網+”背景下電子發票對高校財務管理的影響[J].會計之友，2017.09(24).
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