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電子賬務處理中輔助賬的設置與應用論文
摘要：隨著社會的發展、科技的進步，現在企業中的各項工作都在使用計算機輔助來完成，會計核算工作也不例外。在現代企業中很多會計科目的共組都要借助計算機輔助才能夠順利完成，傳統的方法也可以完成，但是效率以及準確率低下，還會耗費大量人力。以計算機和信息技術作為依托電子賬務處理系統應運而生，電子賬務處理系統大大提高了會計核算工作的速度以及準確率。但是現實當中的會計核算工作總有一些賬務不能夠被全部記錄，這是因為業務數據過于煩瑣，為了對這些不能夠被記錄的數據進行記錄在電子賬務處理系統中設置了輔助賬，解決了這些數據不能夠被全部記錄的問題。本文對電子賬務處理系統中輔助賬的設置和應用進行了分析。
關鍵詞：會計核算；電子賬務處理系統化；輔助賬
會計科目按照權責發生制的原則組織和管理數據，它本質上是一種業務歸類的標準；以輔助核算作為基礎，單位可以根據對數據的實際需求，將數據按照會計科目進行分類，對數據按照單位制定的標準進行二次匯集，通過這種方法使單位得到自己所需要的信息。電子賬務處理系統中的輔助賬可以讓單位的核算變得簡單，以便向單位提供更為直觀的信息，除此之外輔助賬還可以將會計科目簡單化，使數據的管理更加方便[1]。現階段財務軟件的核算類型開始發生轉變，已經由管理型過渡到了管理型，現在很多財務管理軟件的總賬系統都已經增加了輔助核算模塊，輔助核算模塊的增加主要是為了滿足企業在核算以及管理方面的具體經濟業務需要。現階段財務管理軟件輔助核算模塊的增加，使得輔助核算的內容逐漸從明細賬以及總賬中分離出來，核算的形式也開始變得靈活多變，管理可以通過這些靈活多變的核算形式和統計方法得到更為直觀、準確和全面的信息，這對管理者的科學決策具有很大的輔助作用。輔助賬在本質上只是起到輔助作用，輔助賬記錄的主要是總賬以及序時賬中沒有進行記錄的內容，一般來說核算單位會準備很多種輔助賬簿，對于一些有固定資產的企業一般會設置固定資產二級科目的輔助賬，對于一些使用復雜原料的單位還設有原材料輔助賬。電子賬務處理總賬系統除了具有核算功能外還具有強大的查詢功能，并且在能夠查詢總賬、明細賬以及日記賬的同時還能夠對輔助賬進行查詢和管理。管理和查詢輔助賬的功能主要有不僅對部門、個人往來以及項目核算等一些賬簿的總賬以及明細賬進行查詢與輸出，還能夠對各個部門的收支分析以及醒目統計表能行查詢與輸出。如果說在總賬系統對客戶往來以及供應商往來的各種款項進行了核算，那么在總賬系統中就可以對客戶往來以及供應商往來科目的明細賬以及余額表進行查詢等。
一、輔助賬的概念
會計核算原理名詞。企業一般都有多種輔助賬簿。例固定資產較多的企業一般設有固定資產二級科目的輔助賬，原材料較復雜的設有原材料輔助賬等。會計輔助賬只是在總賬和序時賬中沒有記錄的內容所作的輔助記錄賬，格式、內容可以靈活處理；與明細賬的區別就在于他沒有特定規范[2]。
二、輔助賬的作用和優點
在現實生活的日記賬簿以及分類賬簿中存在一些無法記載或者是不能夠完全記載的經濟業務，要想對這些經濟業務進行記載就需要制定一些輔助措施，輔助賬就在這種情況下產生了，對這些不好記載的經濟業務進行記載的輔助賬通常被作為備查賬保存。以手工和電算化作為基礎，輔助賬的主要功能是能夠在用戶進行查詢、統計往來款以及收入支出時為用戶提供方便，同時可以將會計在參與經濟管理和決策時的職能進行充分發揮，這就說明輔助記賬和正常記賬功能是一樣的本質并沒有發生改變。目前手工方式輔助的核算存在是相對于分類核算而言的，分類賬和輔助賬是相互獨立的。對于分類賬而言需要將全部的經濟業務進行登記，而輔助賬只需要登記部分經濟業務。如果單位進行兩次登賬會使工作量加大，并且在登賬過程中會出現重復登賬，這樣不僅會影響到登賬的準確率，也會增加核算工作的難度。以電算化環境作為條件，電子賬務系統除了具備基本的功能能夠滿足財政部門會計制度的規定以外還具有輔助核算的功能。填制一筆經濟業務憑證的同時能夠將該經濟業務的交易信息以及一些事項的基本信息和輔助核算的信息進行記錄；電子賬務的賬務管理系統在處理賬務時也會將分類賬等一些正式賬簿以及各種輔助賬簿進行登記。電子賬務處理系統在電算化環境下自動完成記賬，并且可以將分類賬以及輔助核算賬進行分別記錄，減少了工作量，提高了準確率，使統計和分析變得更加便利。
三、輔助賬設置需注意的問題
輔助賬在設置時應該注意以下幾個問題：第一個應該注意的問題是輔助賬應該在末級科目上設置標識，對于上級科目設置了輔助賬，而末級科目沒有設置的，電子賬務處理系統不能夠主動進行確認；第二個應該注意的問題是可以將輔助賬進行交叉設置。并且對同一個科目能夠同時設置多項輔助核算類型，舉個例子來說對于單位的應收賬款，既可以將應收賬款分不同的部門進行核算，也可以將應收賬款同時設置為往來核算；第三個應該注意的問題是對于已經設置好并且已經定義和使用的輔助賬科目不能夠隨意更改，這種做法是為了防止賬簿數據出現混亂。
四、電子賬務處理系統下輔助賬的設置與應用
一般來說輔助賬主要包括銀行賬、往來核算賬、部門輔助賬、項目輔助賬、日記輔助賬等。在建立會計項目核算體系時，如果有的科目有輔助核算要求，則應該對其設置相應的輔助核算標識，這主要是為了方便在以后的憑證輸入中對于有輔助核算要求的輸入科目，電子賬務處理系統能夠對操作這些要求輸入相關的業務信息。
1.往來核算輔助賬
個人往來賬款核算主要包括個人往來核算賬以及單位往來核算賬。一般來說個人往來指的是企業與單位內部職工之間在工作過程中產生的往來業務，單位的往來指的是企業與外單位之間出現的各種各樣的債權債務業務。往來業務的核算方式主要有兩種，分別為傳統核算方式和往來輔助核算方式。如果對各往來科目進行管理那么只能采取核算管理方式中的一種核算方式[3]。電子賬務處理系統中，個人往來輔助賬主要對企業職工個人和企業之間發生的往來經濟業務進行核算，對于企業職工個人和企業之間發生的經濟業務中的其他應收款以及應付款都涉及會計科目。企業如果想借助輔助賬來對個人往來業務進行管理，就應該在基礎設置窗口中錄入職員的檔案資料，同時在設置其他應收款以及應付款科目的時候要在個人往來業務的復選框中進行打鉤。這樣做就可以讓電子賬務處理系統自動記錄個人往來輔助賬總賬以及明細賬，達到輔助核算個人往來業務的目的。在賬務人員錄入有關記賬憑證的過程中，系統會自動要求錄入個人往來的詳細信息，并且將記賬憑證錄入之后可以通過賬簿窗口查詢總賬以及明細賬，個人往來催款單以及個人往來賬齡分析表會在輔助賬窗口勾對以及清理個人往來業務的過程中自動生成。
2.部門輔助賬
對于單位的分部門核算以及管理的問題在會計核算過程中會經常遇到，比如說在進行費用核算時在核算某項費用在某會計期發生總額的同時還要進一步核算該項目費用在單位每一個部門的發生情況，這樣做可以對項目費用進行有效控制；再舉一個例子：在進行產品銷售收入的核算時在要求核算總收入以及各項產品分項收入的同時還要對各個部門的總收入以及各個部門的分項收入進行核算和管理，這也是考核各個部門經營業績的需要。對上述核算工作的完成從理論意義上來講手工核算與計算機核算都往可以。如果進行的手工核算的話，核算人員的工作量就會大幅度增加，并且在實際的核算過程中還會遇到很大的困難。電子賬務處理系統設置的部門核算功能在為費用、收入等的分項核算提供方便的同時還可以為收入以及費用等分部門的管理以及查詢手段提供更加快速方便的管理信息資料。
3.日記輔助賬
一般情況下現金以及銀行存款是企業必須要設置日記賬進行核算的科目，對于其他需要進行日記賬核算的科目，企業可以根據自身的核算情況對這些科目設置日記輔助賬。電子賬務處理系統會把在會計科目的設置中被描述為日記賬的需要進行日記賬核算科目的賬類認為該科目需要進行日記賬核算。如果說該科目發生了經濟業務，在記賬的時候，電子賬務處理系統會將該科目的發生額自動計入總賬、明細賬以及相應的日記賬。在日常生活進行賬簿查詢時可以使用兩種方法進行查詢，可以以總賬、明細賬的形式對該科目進行查詢，也可以以日記賬的形式對該科目進行查詢和管理，這就是說采用這種方法可以對企業的貨幣、資金進行進一步的控制和管理。
4.銀行輔助賬
單位在與銀行進行結算以及待核銀行賬時，對于專用的會計科目就是銀行輔助賬。一般來說，銀行輔助賬內容包含的是銀行存款所屬的所有的明細科目。如果該類科目發生了經濟業務并且需要填制記賬憑證的時候，電子賬務處理系統在銀行輔助賬中記錄該筆業務的結算號、結算方式以及業務日期等內容的同時還會要求一些相關的賬務操作員輸入結算號結算方式，電子賬務處理系統在記賬的時候也會在總賬以及明細賬中對該筆業務進行記錄。電子賬務處理系統可以根據給定的條件在賬務操作人員在系統中錄入了開戶銀行的對賬單后對銀行輔助賬以及對賬單上相同的業務進行自動勾對，與此同時，電子賬務處理系統也會自動生成銀行存款余額調節表。通過這種方法可以減輕賬務操作人員的勞動強度，也能夠有效提高銀行存款對賬工作的質量和效率。
5.項目輔助賬
一般情況下項目指的是專門的經營對象以及核算對象，對于項目核算而言主要是圍繞著一個專門的對象。將各種收支以項目輔助賬的形式將其歸集在這個專門的對象身上。舉例來說，以項目核算方式進行的建筑工程。以電算化條件作為基礎原來手工科目體系中的一些具體產品的名稱會在項目目錄庫中以記錄的形式存在。如果該項目發生的經濟業務需要填制憑證，電子賬務處理系統就會要求用于確定一些輔助信息，比如說該筆業務需要發生在哪個項目上。電子賬務處理系統在記賬時會在記錄該筆業務的發生額記錄總分類賬以及明細賬的同時也將項目輔助賬以及明細賬自動記錄在內，在這一過程中可以將輔助核算的目的進一步進行落實。除此之外項目輔助賬還有另外一個功能是編制現金流量表，也就是說對于現金流量表中的各個欄目可以用一個單獨的項目進行概括，然后對項目進行核算時采用項目合算的原理進行核算，在此過程賬目產生的數據能夠幫助我們進行現金流量表的編制。
五、電子系統輔助下的現代采購
系統管理的主要功能是對用友普及型ERP-T6的各個產品進行統一操作管理和數據維護，具體包括以下幾個方面：
①賬套管理；
②年度賬管理；
③系統用戶及操作權限的集中管理；
④設立統一的安全機制。
當前企業應該加快進行信息化建設，企業可以通過建設內部網并且使用ERP-T6系統對企業的進貨、銷貨以及存貨和生產計劃、財務計劃進行管理，通過ERP-T6輔助系統將企業運營過程中的各個環節聯系起來，通過ERP-T6系統將網絡延伸到企業外部并且與電子采購系統進行結合，這樣才能夠使企業成為電子化采購的真正受益者。企業順利使用電子采購系統的前提是要把企業的人力資源、會計總賬以及發票支付和固定資產以及庫存等進行統一管理。現階段通過電子采購技術可以將企業過去的手工或者是半手工式的業務管理方式進行取代，電子采購系統與過去的手工方式相比畢竟存在很大優越性。企業在電子采購系統的輔助下可以大大提高自身的管理效率，將采購周期縮短，而且還能夠提高企業的采購質量。T6系統的開發能適合計算機管理的特點，促使對現行的業務操作流程、管理制度和其他相關基礎管理工作進行必要的修改、完善與補充，使之更為合理化、科學化和系統化。
六、總結
通過上文分析我們清楚了在電算化條件下，通過電子賬務處理系統進行輔助核算賬簿的設置能夠幫助我們減少會計科目的數量，可以簡化科目結構，減少會計人員的數量以及進行的重復性勞動，這樣可以使會計處理的準確性得到提高，實現數據資源的共享，這樣可以電子賬務管理系統的優越性得到體現。最重要的一點是電子賬務處理系統的應用能夠使會計核算功能得到進一步加強，可以對會計信息進行更好地管理和控制，這樣也可以為企業在經營活動中進行預測以及決策提供依據。電子賬務處理系統在單位的會計核算中應用越來越廣泛，電子賬務處理系統在會計核算工作所起到的作用也越來越明顯，會計核算操作人員已經習慣了這種工作模式，離開了電子賬務處理系統，會計核算人員的工作量會大大增加，這不僅會影響到會計核算人員的工作效率，還會影響單位的經營效率，在相同的時間內企業完成的工作量就會減少。因此，各個單位應該對電子賬務處理系統的應用予以高度重視。
參考文獻
[1]趙麗芳，廖康禮，王玉勤.淺談網絡條件下村級財務管理體系的完善[J].會計之友，2011（，7）：53-54.
[2]高美倫.財務管理網絡化探析[J].中國商貿，2012（，14）：94-95.
[3]戴德明，林鋼，趙西卜.財務會計學[M].北京：中國人民大學出版社，2006.
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