如何做好檔案交接工作

時間：2022-12-12 22:16:24 檔案我要投稿

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如何做好檔案交接工作

　　目前學術界關于檔案的定義還不統一。一般，檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。以下是小編為大家整理以下是小編為大家整理相關內容，文章希望大家喜歡！相關內容，文章希望大家喜歡！

　　1、檔案接交工作中存在的問題

　　（1）存在于領導層方面的問題

　　一些單位領導對檔案交接工作不夠重視，對其專業性和復雜性不夠了解，在監督辦理交接工作時把關不嚴，工作程序不完整，導致應交未交，交接不及時。

　　（2）存在于老檔案員方面的問題

　　前任老檔案人員對所管理的各類檔案資料未妥善整理就倉促移交，造成工作的遺留和積壓，甚至使檔案資料遭受損失。離崗時若不收集齊全、整理妥善，就草草交接，往往造成材料的積壓和損失，把許多問題遺留給后任。若碰到不明情況或馬虎粗心的，也許會把遺留多年的有價值的材料當作多余的廢物處理掉，造成無可彌補的損失。

　　有的檔案人員在轉崗時急于離開，與新任人員草草交接。因前任交代不明，致使后任摸不清底細，造成工作前后無法銜接。還有些檔案人員因重視不夠或責任心不強，只簡單介紹，就一交了之，使后任到具體情況弄不清楚，造成工作上的被動與失誤。

　　辦理嚴格的交接手續實際上是對前一階段檔案工作的全面檢驗，而一些單位的檔案工作或多或少存在問題，檔案人員就無法辦理正式交接手續。

　　（3）存在于新檔案員方面的問題

　　目前，檔案工作尚未實現先持證后上崗，多數檔案人員是先被安排到檔案工作崗位，再參加培訓取得崗位資料證書。因此，有些檔案人員接手時都是前人怎么交，自己就怎么接，看不出問題，更提不出問題，也難以完成各項清點核對工作。

　　2、如何解決檔案交接工作中存在的問題

　　（1）檔案交接要納入單位的議事日程、工作程序和規章制度之中

　　檔案交接是單位檔案管理中的重要環節，應引起單位的重視，尤其是單位負責人應把檔案交接工作擺上重要議事日程。在檔案人員轉崗或調離工作單位時要把好關，做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續，對未辦理檔案交接手續的檔案人員不得離開原工作崗位。要把檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關人員的崗位職責之中。

　　（2）檔案人員離崗離職之前要認真做好檔案移交準備工作

　　檔案交接分為移交和接收兩個方面。對于移交方來說，要做好五項工作：

　　一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到帳物相符、心中有數；

　　二是對借出的檔案要及時催還，一時歸還不了的，要在借據上注明原因及催還情況；

　　三是對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序，做到系統有序；

　　四是按檔案移交要求編制檔案移交文據及表格；

　　五是撰寫檔案移交說明。

　　對于接收方來說在接收之前要做好三項工作：

　　一是了解移交工作職能活動內容和工作活動情況；

　　二是向前任檔案人了解檔案工作情況；

　　三是要了解或檢查檔案移交準備工作情況。只有交接準備充分才能保證交接工作順利進行。

　　（3）明確職責，建立良性運行的工作機制

　　第一、單位檔案人員調動工作、離職、轉崗、臨時借調外單位工作或連續休假超過三個月的，都應當在離開本崗位之前與接管人員辦理交接手續。

　　第二、檔案行政管理部門應通過多種形式的宣傳，使各單位領導認識到檔案工作交接責任重大，手續繁雜，促使其為順利交接提供必要條件。

　　第三、交接雙方均應有相對合理而明確的職責分工。移交人員和接管人員都應做好各自工作。交接中前任向后任介紹基本情況、傳授工作經驗和方法也是十分重要的。

　　（4）認真做好檔案監交工作

　　檔案監交人員要認真履行職責，堅持原則，按程序辦事。交接雙方在監交人員的監督之下認真做好移交、接收工作，做到帳物相符，手續齊全，并要在交接文據上注明交接時間、地點和監交人、移交人、接收人的姓名職務及移交清冊、頁數等。移交文據一式三份，移交人、接收人各執一份，單位存檔一份。交接工作結束之后，移交人、接收人、監交人應在移交文據上簽字蓋章。

　　擴展資料：

　　檔案，是直接形成的歷史紀錄，檔案是由官方機構、半官方機構、非官方機構以及一定的個人、家庭和家族形成的，是由文件有條件地轉化而來的，具有歷史再現性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性、價值性等特點。我國古代的檔案，在各個朝代有著不同的稱謂。商代稱為“冊”，周代叫做“中”，秦漢稱作“典籍”，漢魏以后謂之“文書”“文案”“案牘”“案卷”“簿書”，清代以后多用“檔案”，今統一稱作“檔案”。

　　基本含義

檔案袋讀音：dàng àn

　　1、檔案是直接形成的歷史紀錄。“直接形成”說明檔案繼承了文件的原始性，“歷史紀錄”說明檔案在繼承文件原始性的同時，也繼承了文件的記錄性，是再現歷史真實面貌的原始文獻。正因為檔案繼承了文件原始記錄性，具有歷史再現性，所以檔案才具有憑證價值的重要屬性，并以此區別于圖書情報資料和文物。

　　2、檔案的形成者。檔案是由官方機構、半官方機構、非官方機構以及一定的個人、家庭和家族形成的。

　　3、檔案來源于文件。檔案是由文件有條件地轉化而來的，這里的“文件”是指廣義文件，即一切由文字、圖表、聲像等形式形成的各種材料。檔案和文件是同一事物在不同價值階段的不同形態，兩者具有同源性和階段性的共性，也具有實效、功用、離合等個性差異。從文件到檔案是一個批判繼承的辯證運動過程。

　　從信息的內容和形式來說，兩者完全相同的，但從時效、價值和系統性上來說，檔案是對文件的不斷揚棄。首先是時效性批判，檔案是已經辦理完畢的文件；其次是價值批判，檔案是辦理完畢的文件中具有保存價值的部分；最后是系統性批判，檔案是把分散狀態的文件按一定邏輯規律整理而成的信息單元。因此，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿；文件是檔案的基礎，檔案是文件的精華；文件是檔案的素材，檔案是文件的組合。

　　4、檔案的形式多種多樣。檔案的形式包括載體、制作手段、表現方式等。從載體來看，有甲骨、金石、縑帛、簡冊、紙質、膠磁等；從制作手段來看，有刀刻、筆寫、印刷、復制、攝影、錄音、攝像等；從表現方式來看，有文字、圖表、聲像等。

　　5、檔案的本質屬性。檔案具有歷史再現性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性、價值性等特點，其中歷史再現性為其本質屬性，其他特點為其一般屬性。因此，可將檔案的定義簡要地表述為：檔案是再現歷史真實面貌的原始文獻。

　　檔案定義

　　檔案管理員關于檔案的定義，據不完全統計，國內外已有上百種，如果根據其下定義的出發點和角度來劃分，可以歸納為五種類型：法規型、辭書型、教科書型、專著型、論文型。為什么會有如此眾多的檔案定義呢？其原因大概是：

　　一、不同國家有不同的政治文化觀念，對檔案這一事物的認識也有所不同，例如法語國家認為文件（文書，下同）一旦形成就叫做檔案，包括文件的現行作用、半現行作用和非現行作用三個階段在內；我國認為文件向檔案部門歸檔后才叫做檔案，包括文件的半現行作用和非現行作用兩個階段在內；英語國家認為文件進入檔案館后才叫做檔案，僅指文件的非現行作用階段。

　　二、同一國家不同時期的人們站在不同的角度觀察，對檔案這一事物的認識也會產生差異，例如我國有人認為只有經過專門整理和鑒定的歸檔文件才能稱作檔案，有人認為只有檔案機關收藏的無現行作用的文件才能稱之為檔案，如此等等，不一而足。正如北宋大詩人蘇東坡在《題西林壁》一詩中所寫“橫看成嶺側成峰，遠近高低各不同”。

　　三、同一國家同一時期的人們因不同的需要，對檔案這一事物的認識也會有所差別中國檔案法所稱檔案是指凡是具有保存價值的歷史記錄，而不少檔案學者則認為檔案是由檔案機關保存備查的歷史記錄。

　　四、因為檔案學作為一門新興學科，還處于尚未成熟的階段。

　　五、隨著社會的進步和科學技術的發展，檔案和檔案工作也在不斷的發展，檔案學理論始終處于不斷的建設之中，對檔案的認識就有一個不斷豐富、完善的發展過程。

　　六、人們對客觀實踐的認識不可能一次完成，將隨著實踐的發展而不斷深化。現舉檔案定義三例以見一斑：

　　《法蘭西共和國檔案法》（1979年公布）：“任何自然人或法人，任何國家機關或組織，任何私人機構或部門，在自身活動中產生或收到的文件整體，不管其形成日期、形式和制成材料，都是檔案。”

　　《蘇聯大百科全書（第三版）》：“檔案是機關、個人、家族在活動中形成的文件材料的總和。”

　　美國現代著名檔案學者謝倫伯格在其名著《現代檔案——原則與技術》中說：檔案是“經鑒定值得永久保存的供查考和研究之用，業已藏入或者選出準備藏入某一檔案機構的任何公私機構的文件。”

　　以上檔案定義雖然認識有所不同，但都認為檔案必須具有三個基本要素：形成者、具有查考價值、載體和形式的多樣性。

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