資料檔案如何進行接收歸檔

時間：2024-10-28 00:38:16 檔案我要投稿

資料檔案如何進行接收歸檔

　　檔案是伴隨一個人工作、某項業務進程的重要依據。基本上每個公司、單位都會有相應的檔案要管理。但是對于檔案如何歸檔每個單位的操作不一樣，當然大致還是差不多的流程。接下來由小編為大家整理出資料檔案如何進行接收歸檔，希望大家喜歡！

資料檔案如何進行接收歸檔

　　部門進行整理

　　首先，部門需要將歸檔的材料、資料進行整理，包括一盒需要裝訂多少頁（本），封面的名稱要打印出來訂在首頁，用規范的盒子裝訂好，并在盒子外面備注清楚年月日，保存期限（10年至30年，永久），這些信息都是部門人員先整理好再交接。

　　歸檔案室交接

　　把需要歸檔的材料整理好后，交接至本單位的檔案管理科（檔案室）。跟檔案室交接人說明清楚歸檔的是什么東西，待檔案室工作人員清點確定無誤后，再在交接表上簽上雙方的名字，即交接完成。

　　電子檔交接

　　現在有的檔案需要在電子檔案系統把相應的信息錄進去，并提交后，系統會顯示待交接。這個要根據單位工作業務實際情況來選擇是否需要用到系統交接。

　　檔案完善

　　一般檔案室拿到的檔案以紙質版為準，然后再核對電子系統是否有相應的標簽、條碼，并打印出來。比如會計憑證，是要到系統的會計憑證頁面找到對應的年月份、號碼，將封面條形碼打印出來后才算正式完成一本紙質檔案。

　　檔案接收。

　　檔案接收是指檔案裝盒管理，即將檔案進行交接登記和交接接收。需要用條碼槍將每一本需要歸檔的檔案盒后面貼的二維碼進行掃碼入庫，然后再提交，再進行接收管理，這樣就完成了系統里的交接了，即已交接。

　　上架入庫。

　　將完成交接接收的檔案盒按照系統的順序放入檔案架上，關于每一行每一列需要跟對應的電子系統再核對，有些因為特殊原因會進行相應的調整。按照排好的序號進行上架整理好，這樣就完成入庫了。

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